Sichere und datenschutzkonforme Aktenvernichtung

Trotz fortschreitender Digitalisierung von Unterlagen und Prozessen in Unternehmen sind Drucker und Kopierer nicht wegzudenken. Werden die ausgedruckten Dokumente nicht mehr benötigt, landen diese oft ungeachtet im Papierkorb. Jeder im Unternehmen hat damit die Möglichkeit, auf die Informationen auf dem Papier zuzugreifen. Ein weitaus größeres Problem entsteht, wenn der Papierkorbinhalt in einen Container außerhalb der geschlossenen Geschäftsräume entleert wird. Damit erhalten Dritte die Möglichkeit, sich personenbezogene oder andere interne Daten zu beschaffen. Diese Art der Betriebsspionage wird als „Bin Raiding“ bezeichnet und darf nicht unterschätzt werden. Abhilfe schafft eine professionelle Aktenvernichtung innerhalb des Unternehmens.

Aktenvernichtung im Unternehmen oder im Privathaushalt in Würzburg

Zum Datenschutz in Büros, Praxen, Kanzleien oder den eigenen vier Wänden gehört auch die sichere Vernichtung von Papier, auf dem schützenswerte Informationen stehen. Dies gilt nicht nur für personenbezogene Daten, sondern auch für weitere sensible Daten, die im Unternehmen oder privat anfallen.

Neben den klassischen Schreddern für Papier gibt es auch spezielle Geräte, die die Datenvernichtung auf elektronischen Speichermedien regeln. Um dies rechtskonform zu lösen, muss nicht zwingend ein externes Unternehmen mit der Aktenvernichtung beauftragt werden. Praktische Aktenvernichter gibt es für Einzelbüros, mittelständische Betriebe und für Großmengen in Industrieunternehmen.

Aktenvernichtung beauftragen oder selbst tun?

Bei der Frage, ob die Dokumentenvernichtung selbst getätigt oder ein externer Dienstleister beauftragt wird, gilt es zu beachten, dass derjenige, der die Daten erhebt, auch für diese haftet. Die Haftung erlischt nicht mit der Übergabe der zu vernichtenden Papiere in die Hand eines Drittunternehmens. Eine hundertprozentige Sicherheit der rechtskonformen Aktenvernichtung ist daher nur gewährleistet, wenn diese unmittelbar am Arbeitsplatz durch einen eigenen Reißwolf stattfindet.

Aktenvernichtung von personenbezogenen Daten

Das Bundesdatenschutzgesetz-neu und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) kommen beim Thema Aktenvernichtung zur Sprache, sobald personenbezogene Informationen unkenntlich vernichtet werden müssen. Da per Definition nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO viele Daten als personenbezogen gelten, ist es für Unternehmen notwendig, die Dokumentenvernichtung mit einem dafür vorgesehenen Reißwolf vorzunehmen.

Der Art. 4 Nr. 12 DSGVO über die „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“ sowie der Art. 17 DSGVO zum „Recht auf Löschung“ machen die Aktenvernichtung zum datenschutzrechtlichen Thema.

Übrigens: Bei einem Datenschutzverstoß drohen Bußgeldern in Höhe von bis zu 20 Mio. Euro oder bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes.

Schutzklassen und Sicherheitsstufen bei der Aktenvernichtung nach DIN 66399

In der DIN 66399 stehen Vorgaben und Klassifizierungen zur professionellen Aktenvernichtung. Die Vernichtung von Informationen ist dort in drei Schutzklassen eingeordnet, die sich nach dem Schutzbedarf der Informationen richten.

Jede Schutzklasse ist nochmals in Sicherheitsstufen unterteilt. Diese geben darüber Auskunft, wie leicht bzw. schwierig eine Reproduktion der vernichteten Informationen möglich sein wird. Beispielsweise garantiert die letzte Stufe 7, dass eine Reproduktion der Akten unmöglich ist.

Tipp: Für die Vernichtung personenbezogener Daten ist mind. die Schutzklasse 3 erforderlich.

Aktenvernichter für Büros oder den Privathaushalt kaufen

Das passende Gerät zur Aktenvernichtung richtet sich sowohl nach der Papiermenge, dem Schutzbedarf der jeweiligen Informationen als auch nach dem Ort, an dem sie anfallen. Kleine Papierschredder lassen sich für einzelne Schreibtische oder Büros anschaffen. Leistungsstärkere Aktenschredder kommen in Großraumbüros oder an Druckerinseln zum Einsatz. Für Großmengen gibt es auch entsprechende Papiervernichter, die ganze Aktenordner schaffen.

BüroPartner Würzburg ist Fachhändler für Aktenvernichter und Ihr kompetenter Ansprechpartner für Würzburg und das Würzburger Umland. Gern finden wir den besten Aktenvernichter für Ihre Zwecke!